Versoepeling beleid reiskostenvergoedingen (update)

Veel werkgevers vergoeden woon-werkverkeer met een eigen vervoermiddel van de medewerker via een vast bedrag per maand. Dat is wel zo praktisch, omdat je dan niet hoeft bij te houden hoe veel dagen iemand naar zijn of haar werk is gereden. Fiscaal is het uitgangspunt voor een onbelaste reiskostenvergoeding wel een vergoeding per kilometer. Tot 19 eurocent per kilometer is zo’n vergoeding onbelast. Toch is een vaste reiskostenvergoeding fiscaal ook toegestaan als de woon-werkafstand niet meer is dan 75 kilometer. Bij kortdurende afwezigheid mag zo’n vaste vergoeding dan doorbetaald worden. Bij een woon-werkafstand vanaf 75 km enkele reis moest altijd wel nacalculatie plaatsvinden.

De staatssecretaris van Financiën heeft het beleid voor deze vaste vergoedingen op 14 april 2020 aangepast. Hij ziet in de praktijk dat de coronamaatregelen voor veel werknemers tot een verandering van hun reispatroon leiden. Dat zou kunnen betekenen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of tot het loon moet rekenen. Dit vindt hij in deze bijzondere omstandigheden ongewenst. Daarom keurt hij goed dat een werkgever voor de looptijd van het afgekondigde besluit voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. Dat kan ook bij een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de oorsponkelijke uitgangspunten qua frequentie van het woon-werkverkeer.

In de nieuwste versie van de goedkeurende maatregelen voor de reiskostenvergoedingen is ook opgenomen dat je, als een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer, deze keuze uiterlijk op 12 maart 2020 moet hebben gemaakt. Zoiets doet zich bijvoorbeeld voor bij een zogenaamde cafetariaregeling waarbij je bruto loon in geld kunt ruilen voor andere vormen van loon.
Dat betekent dus dat voor de thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding mag worden verstrekt als je bijvoorbeeld aan het eind van dit jaar besluit om bruto loon te ruilen voor een onbelaste kilometervergoeding voor het woon-werkverkeer. Dat kan echter wel als je zo’n keuze al vóór 13 maart 2020 gemaakt hebt.