Dossier Bijtelling

De bijtelling voor privégebruik van een auto van de zaak is van toepassing op ondernemers of werknemers die een auto van de zaak ter beschikking hebben gekregen. Het voordeel dat deze auto ook privé gebruikt mag worden, wordt voor werknemers belast als loon in natura (geregeld in artikel 13bis Wet loonbelasting) en bij ondernemers bij hun winst geteld (geregeld in artikel 3.20 Wet inkomstenbelasting).

Voor ondernemers geldt de bijtelling voor het privé-gebruik van de auto als de auto tot het vermogen van de onderneming behoort of als de auto door de onderneming geleast wordt. In principe komen alle autokosten dan ten laste van de winst, maar voor het privégebruik wordt deze aftrekpost gecorrigeerd met de bijtelling. De bijtelling bedraagt bij ondernemers nooit meer dan de werkelijke kosten en lasten.

Als het aantal privékilometers op jaarbasis groter is dan 500 kilometer, kan bij een Datum Eerste Toelating in 2022 de hoogte van de bijtelling worden afgelezen uit onderstaande tabel:

0 gram/km: 16% (voor zover catalogusprijs niet meer is dan € 35.000)
>0 gram/km: 22%

Voor auto’s met een datum eerste toelating voor 2017 geldt het uitgangspunt dat de bijtelling 25% is (daartegen loopt wel een proefprocedure) en dat eventuele CO2-gerelateerde kortingen gedurende 60 maanden van kracht blijven.

De bijtelling wordt tot het loon of de winst gerekend. Voor werknemers wordt de bijtelling via de loonbelasting belast en verrekend via de loonstrook. Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer voor privégebruik komt op de bijtelling in mindering.

Tijdsevenredig berekenen

Omdat de hoogte van het bijtellingspercentage afhankelijk is van het aantal gereden privé-kilometers, moeten voor de 500-kmgrens van de tegenbewijsregeling de gereden privé-kilometers eerst worden herberekend naar een jaarkilometrage als niet het hele jaar met een auto van de zaak is gereden.

Cataloguswaarde

De cataloguswaarde van de auto is bepalend voor de bijtelling. Voor een personenauto is de cataloguswaarde de nieuwprijs van de auto inclusief BPM en BTW. De cataloguswaarde van een bestelauto die vóór 1 juli 2005 is te naam gesteld, is inclusief BTW maar zónder BPM. Voor bestelauto’s die op 1 juli 2005 of later voor het eerst zijn te naam gesteld, geldt een cataloguswaarde inclusief BTW én BPM.

Opties en accessoires

Accessoires, opties en meeruitvoeringen kunnen worden gerekend tot de catalogusprijs. Voor auto’s met een tenaamstelling vóór 1 juli 2006 tellen accessoires mee voor de bijtelling als deze in de prijslijst van de importeur of fabrikant voorkomen én zijn ingebouwd vóór de dag van toekenning van het kenteken. Voor auto’s met een tenaamstelling vanaf 1 juli 2006 geldt dat de bijtelling wordt berekend over de waarde zoals die ook voor de BPM-berekening geldt: de catalogusprijs inclusief de af-fabriek gemonteerde opties. Bij de dealer aangebrachte accessoires tellen dan niet langer mee voor de bijtelling.

Rittenregistratie

De bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak kan worden voorkomen indien men op jaarbasis minder dan 500 km privé rijdt. Hoe het bewijs daarvoor wordt geleverd, is niet aan regels gebonden. Het beste kan dit door middel van een sluitende rittenadministratie.

In een rittenadministratie moeten per rit de volgende gegevens worden bijgehouden: datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, plaats van vertrek, plaats van de bestemming, vermelding van de aard van de rit (zakelijk of privé, zie hieronder voor woon-werkverkeer) en de gereden route. Als van de gebruikelijke route wordt afgeweken kan dit bij ‘gereden route’ worden aangegeven. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij files.

Naast een rittenadministratie kan de belastingdienst aanvullende informatie opvragen. Hierbij kunt u onder meer denken aan de agenda, tankgegevens en gegevens over verkeersboetes. Een black box kan ondersteunend zijn bij een sluitende kilometeradministratie.

Verklaring geen privégebruik

Vanaf 1 januari 2006 moet de werkgever loonbelasting inhouden over de bijtelling voor het privégebruik van een auto van de zaak. De werkgever is er verantwoordelijk voor dat het juiste bedrag aan loonbelasting wordt afgedragen. Is de werknemer van mening dat er geen bijtelling hoeft plaats te vinden omdat op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé wordt gereden, dan zou de werkgever de kilometeradministratie moeten controleren. Om de werkgever niet met deze controle te belasten, kan de werknemer met een standaardformulier bij de belastingdienst een verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Als de werknemer de verklaring overhandigt aan de werkgever, kan de werkgever zonder risico’s op naheffing en boetes de bijtelling achterwege laten. Alleen als het voor de werkgever duidelijk is dat de verklaring ten onrechte is afgegeven, kan de belastingdienst bij de werkgever naheffen. In andere gevallen wordt bij de werknemer nageheven.

De werknemer moet ondanks zo’n verklaring nog wel een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Aan de belastingdienst moet immers kunnen worden aangetoond dat er niet meer dan 500 km op jaarbasis is gereden. Mocht achteraf echter blijken dat toch meer dan 500 km privé is gereden, dan zal de belastingdienst de belasting over de bijtelling naheffen bij de werknemer en niet bij zijn werkgever.

Uitgezonderde bestelauto’s

Van de forfaitaire bijtelling zijn uitgezonderd: bestelauto’s “die door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt blijken te zijn voor vervoer van goederen”.
Rijdt een werknemer in zo’n bestelauto dan is de forfaitaire bijtelling niet van toepassing, zonder dat daarvoor een sluitende kilometerregistratie bijgehouden hoeft te worden. De bijtelling bedraagt dan het aantal privékilometers (waarvan de bewijslast op de inspecteur rust) keer de prijs per kilometer.

De bestelauto’s die hiervoor in aanmerking komen, hebben in principe alleen een stoel voor de chauffeur zelf. Er is dus geen passagiersstoel aanwezig en geen achterbank om passagiers mee te nemen. Is de auto wel voorzien van een bijrijdersstoel of anderhalfzitsbankje, dan is uitsluitend het weghalen van dat bankje of die stoel niet voldoende om de bestelauto te kunnen aanmerken als een bestelauto die uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer. De bevestigingspunten moeten ook verwijderd of dichtgelast worden. Een voorbeeld van een bestelauto die voor deze regeling in aanmerking komt, is de serviceauto waarin naast de bestuurder alleen plaats is voor gereedschappen en reserveonderdelen. Gebruikt de werknemer deze serviceauto toch voor ritten met een privékarakter, dan krijgt de bestuurder een bijtelling op basis van het werkelijke gebruik. Dit gebruik wordt berekend door de gereden privékilometers te vermenigvuldigen met de werkelijke kostprijs per kilometer van die bestelauto.

Uitspraken van belastingrechters wijzen inmiddels uit dat niet alleen bestelauto’s met slechts één stoel onder deze uitzondering vallen. Bij het tot stand komen van deze uitzondering is wel met name gedacht aan bestelauto’s met slechts één stoel. In mei 2009 besliste de Hoge Raad echter al dat een grote bestelauto van een bloemist, voorzien van specifieke inrichting en met meerdere zitplaatsen, ook in aanmerking kwam voor deze uitzondering. Ook is er een uitspraak over een grote bestelauto (verlengd en verhoogd, zodat deze niet op normale parkeerplaatsen en in parkeergarages past) van een vloerbedekkinglegger. Ook in die situatie gold het vaste bijtellingspercentage niet, ook al had de auto twee zitplaatsen. Inmiddels is er ook jurisprudentie over kleinere bestelauto’s. Zo heeft Gerechtshof Amsterdam zich uitgesproken over een Renault Kangoo met twee zitplaatsen. Deze viel ook onder de uitzonderingsregeling, omdat de auto als gevolg van het gebruik voor schilders- en schuurwerkzaamheden “erg vies is en stinkt” en omdat de auto in de laadruimte is voorzien van een kunststof bak die alleen door een garagebedrijf verwijderd kan worden. In een zaak uit juni 2011 was zelfs zo’n bak niet nodig en was bij een bestelauto van een timmerbedrijf vooral van belang dat de auto erg vies was en daardoor niet goed geschikt voor privégebruik. Intussen ontstaat uit de rechtspraak het beeld dat de uitzondering voor specifieke bestelauto’s ruimer toepasbaar is dan alleen voor grote bestelauto’s of bestelauto’s met slechts één stoel. Wel is dan vereist dat de tweede stoel noodzakelijk is voor een bijrijder voor hulp bij laden en lossen of dat de bestelauto is voorzien van specifieke inrichting c.q. wordt gebruikt voor specifieke doeleinden.

Specifieke regelingen voor niet uitgezonderde bestelauto’s

Voor bestelauto’s gelden bijzondere regelingen. Allereerst is de regeling voor het verbod op privégebruik van belang. Wanneer tussen werkgever en werknemer schriftelijk wordt overeengekomen dat het voor de werknemer verboden is een bestelauto privé te rijden, dan krijgt de werknemer geen bijtelling voor de bestelauto. De werkgever moet de verklaring bij de loonadministratie bewaren. Tevens is vereist dat de werkgever toezicht houdt op het naleven van het verbod én bij overtreding een passende sanctie oplegt aan de werknemer. Als passende sancties zijn door de fiscus genoemd: een geldboete die in verhouding staat met de te betalen belasting over de bijtelling, het verhalen door de werkgever op de werknemer van de nageheven loonbelasting of zelfs ontslag uit de dienstbetrekking. De werkgever kan toezicht houden op het naleven van het verbod door bijvoorbeeld het controleren van kilometerstanden, na te gaan wanneer verkeersovertredingen zijn gemaakt, de hoeveelheid van de verbruikte brandstof te controleren en te controleren of buiten werktijd brandstof is getankt. In de wet is expliciet bepaald dat in geval van zo’n verbod op privégebruik ten aanzien van een bestelauto de bijtelling niet geldt. De werkgever dient zich echter wel te realiseren dat het risico op naheffing en boetes in geval van zo’n schriftelijk overeengekomen verbod op privégebruik geheel bij hem ligt. Bij een kilometeradministratie samen met een ‘verklaring geen privégebruik’ voorkomt hij dat risico.

Daarnaast geldt een regeling voor situaties waarin privégebruik niet goed mogelijk is: Wordt een bestelauto in verband met de aard van de werkzaamheden doorlopend en afwisselend door twee of meer werknemers gebruikt, dan kan worden volstaan met een eindheffing van € 300 per auto. De werkgever betaalt deze eindheffing aan de belastingdienst. Op het loon van de werknemers vindt geen inhouding plaats.
Deze situatie zal zich bijvoorbeeld kunnen voordoen bij een installatiebedrijf waarbij in een bepaalde week werknemer A op maandag en dinsdag een bepaalde bestelauto meeneemt, op woensdag en donderdag werknemer B en op vrijdag werknemer C, terwijl op andere dagen en in andere weken een totaal ander gebruik van de diverse bedrijfsauto’s door de diverse medewerkers plaatsvindt.
Als iemand ’s avonds steeds dezelfde auto mee naar huis neemt, is er geen sprake van doorlopend afwisselend gebruik. Van doorlopend afwisselend gebruik is ook geen sprake als er bij een bedrijf bijvoorbeeld twee werknemers en twee bestelauto’s zijn, die dagelijks worden gewisseld.

Voor de kilometeradministratie geldt een versoepeling voor bestelauto’s: Als een werknemer door de aard van de werkzaamheden veel ritten op een dag heeft, mag de werknemer om praktische redenen het bewijs van een privégebruik van maximaal 500 km per jaar leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in de administratie van de werkgever. Hierbij geldt als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt, privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan en de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie heeft.
In de vereenvoudigde rittenregistratie hoeft een werknemer de zakelijke ritten dan niet te vermelden, omdat die aanwezig zijn in de (project)administratie van de werkgever. De vereenvoudigde rittenregistratie moet per dag de volgende gegevens vermelden: de datum, de werktijd, de begin- en eindkilometerstand (aan het begin en einde van de werktijd), een verwijzing naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, in de (project)administratie ontbreekt. Maakt de werknemer een privérit (binnen de 500-kilometergrens), dan moet hij ook de volgende gegevens in de vereenvoudigde rittenregistratie vermelden: de datum, de begin- en eindkilometerstand van de privérit,het vertrek- en aankomstadres.

Vanaf 2012 is het bovendien niet langer noodzakelijk om een rittenregistratie bij te houden als een bestelauto niet privé gebruikt wordt. In zo’n geval kan gebruik gemaakt worden van een zogenaamde ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’. Deze moet via de werkgever bij de belastingdienst worden aangevraagd. Na toekenning hoeft de werknemer geen rittenregistratie meer bij te houden. Als de inspecteur, bijvoorbeeld op grond van camerabeelden, het vermoeden heeft dat de bestelauto voor privédoeleinden wordt gebruikt, wordt contact gezocht met de werknemer en werkgever. Zij krijgen de mogelijkheid het zakelijke karakter van de rit aan te tonen. Lukt dat niet, dan volgt een naheffingsaanslag. Als de werkgever bij de aanvraag een onjuiste verklaring heeft afgelegd, als hij de werknemer toestemming voor het privégebruik heeft gegeven of als hij weet dat de werknemer de auto voor privédoeleinden gebruikt, dan wordt de naheffingsaanslag aan de werkgever opgelegd. Als de werkgever niets te verwijten is, wordt nageheven bij de werknemer.
Als de werknemer de auto niet langer meer uitsluitend zakelijk gebruikt, moet hij de verklaring intrekken. Het niet intrekken is een beboetbare overtreding, nog los van de naheffing van de bijtelling zelf. In de fiscale wetgeving is ook een nieuwe meldingsregeling ingevoerd voor de werkgever: De werkgever moet aan de fiscus melden dat de werknemer ten onrechte de verklaring nog niet heeft ingetrokken als de werkgever weet of vermoedt dat de werknemer de auto ook voor privédoeleinden gebruikt. Zo’n vermoeden kan bijvoorbeeld ontstaan door verkeersboetes buiten werktijd. Het niet melden wordt in gevallen waarin dat wel had gemoeten, bij de werkgever beboet met een vergrijpboete van maximaal 100% van het bedrag dat aan loonbelasting wordt nageheven.