Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik: de do's and don'ts

Wat is een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik?

Een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik is een verklaring die je (digitaal) indient bij de Belastingdienst. Hiermee verklaar je bij de Belastingdienst dat je echt niet privé rijdt in jouw bestelauto van de zaak. Je mag de bestelauto overigens gerust mee naar huis nemen, want woon-werkverkeer is toegestaan. Lever je deze verklaring in bij jouw baas (of bij jezelf als je eigen baas of zzp'er bent) dan hoeft hij of zij geen bijtelling voor jouw privégebruik af te dragen aan de Belastingdienst. De uitgebreide toelichting bij deze verklaring vind je via deze link.

Wat zijn de voordelen?

Het grote voordeel is dat je geen bijtelling hoeft te betalen. De verklaring geldt bovendien zowel voor werknemers, als voor ondernemers/zzp'ers en zogenoemde resultaatgenieters.

Daarnaast is het heel aantrekkelijk dat je ook (bijna) niets hoeft bij te houden. Je geeft de Belastingdienst namelijk toestemming om jouw autoritten in de gaten te houden, bijvoorbeeld door middel van camerabeelden.

Wat zijn de nadelen?

Het grote nadeel van deze verklaring is natuurlijk dat je met deze verklaring geen enkele kilometer privé mag rijden met de bestelauto, dus ook niet de gebruikelijke 500. Woon-werkverkeer wordt voor deze regeling als zakelijk gezien.

Het tweede nadeel is natuurlijk dat je een deel van jouw privacy opoffert zodat je in ruil daarvoor zelf geen rittenregistratie of ander bewijs hoeft bij te houden.

Nadeel nummer drie van deze verklaring is dat deze geen terugwerkende kracht heeft. Hij werkt dus alleen voor de toekomst. Heb je er dit jaar al meer dan 500 privékilometers op zitten? Dan heb je er in het huidige jaar dus niets meer aan en kun je de verklaring waarschijnlijk beter per 1 januari aanstaande in laten gaan.

Tot slot moet je er rekening mee houden dat je de verklaring zelf in moet trekken zodra je toch privé gaat rijden. Jouw baas moet dat bovendien binnen een maand melden bij de Belastingdienst anders krijgt hij of zij een boete.

Aanvragen en intrekken

Je kunt de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik aanvragen en intrekken via de website van de Belastingdienst.

Discussie met de Belastingdienst?

Hou er rekening mee dat je weliswaar niets hoeft bij te houden, maar dat de Belastingdienst je achteraf wel kan vragen om te onderbouwen dat een bepaalde rit zakelijk is geweest. Kun je dat niet, dan moet je mogelijk alsnog aan de slag om een rittenregistratie of ander bewijs aan te leveren om te bewijzen dat je in dat jaar echt niet boven de 500 privékilometers uit bent gekomen.

Vermoed je dat een bepaalde rit vraagtekens op kan leveren? Bewaar dan voor de zekerheid bewijsstukken waarmee je de zakelijkheid kan onderbouwen. Omdat de Belastingdienst zelf vindt dat hij nog een paar jaar na afloop van het belastingjaar om bewijs mag vragen, adviseren wij je deze stukken niet al te snel weg te gooien.