Uitruil van reiskostenvergoedingen en de coronamaatregelen

In een nieuwe set van vragen en antwoorden schetst de belastingdienst begin december 2020 daarvoor de regeling. Het gaat daarbij om de situatie dat een medewerker minder reiskosten vergoed heeft gekregen dan fiscaal toegestaan is. Met een zogenaamde cafetariaregeling, soms ook individueel keuzebudget genoemd, kun je dan onder voorwaarden bruto loon in geld ruilen voor een aanvullende onbelaste reiskostenvergoeding.

Eén van de geschetste situaties is bijvoorbeeld dat een werknemer een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding van € 0,08 per kilometer krijgt, waarbij volgens de fiscale regeling op jaarbasis wordt gerekend met 214 dagen. Deze werknemer werkt sinds de coronamaatregelen vanuit huis. In december 2020 geeft hij aan dat hij bruto loon wil uitruilen tot € 0,19 per kilometer. Zo’n uitruil is dan alleen toegestaan als de werknemer zijn keuze voor de uitruil vóór 13 maart 2020 heeft gemaakt. Dat is hier niet het geval. De werknemer mag dan alleen uitruilen op basis van 214 dagen als aan het einde van het jaar blijkt dat hij in 2020 meer dan 128 dagen werkelijk heeft gereisd. Heeft hij minder dan 128 dagen gereisd, dan mogen alleen de werkelijke reisdagen uitgeruild worden.
De reden van deze strikte uitleg is dat het goedkeurende beleid uit het voorjaar alleen geldt als de keuze voor het begin van de coronamaatregelen (13 maart 2020) al is gemaakt.

Wat binnen deze kaders wél kan is het uitbetalen van reiskostenvergoeding over perioden waarin de werkgever helemaal niets vergoed heeft. Stelt dat een werkgever een vaste reiskostenvergoeding betaalt van € 0,12 per kilometer, maar die reiskostenvergoeding vanaf 1 mei tot 1 oktober 2020 tijdelijk stopgezet heeft, omdat de werknemer thuiswerkt. Als de werknemer zijn keuze voor de uitruil van bruto loon voor een onbelaste vergoeding tot maximaal € 0,19 per kilometer als voor 13 maart 2020 heeft gemaakt, kan de werkgever de fiscale goedkeuringsregeling toepassen. Op basis daarvan mag de werknemer in dit voorbeeld ook € 0,19 per kilometer uitruilen over de periode 1 mei tot 1 oktober. De extra fiscale ruimte bedraagt dan 214 dagen x € 0,19 x het aantal kilometers minus de onbelaste reiskostenvergoeding die de werknemer al heeft ontvangen in het kalenderjaar.

Vanaf 2021 vervalt volgens de huidige stand van zaken overigens de fiscale goedkeuring dat bij thuiswerken door de coronacrisis toch reiskostenvergoedingen onbelast kunnen blijven op basis van het oorspronkelijke reispatroon. Er moet dan weer gekeken worden naar de daadwerkelijk gemaakte reizen.