Coronacrisis en reiskostenvergoedingen (update 16 april 2020)

Veel werkgevers vergoeden woon-werkverkeer met een eigen vervoermiddel van de medewerker via een vast bedrag per maand. Dat is wel zo praktisch, omdat je dan niet hoeft bij te houden hoe veel dagen iemand naar zijn of haar werk is gereden. Fiscaal is het uitgangspunt voor een onbelaste reiskostenvergoeding wel een vergoeding per kilometer. Tot 19 eurocent per kilometer is zo’n vergoeding onbelast. Toch is een vaste reiskostenvergoeding fiscaal ook toegestaan als de woon-werkafstand niet meer is dan 75 kilometer. Bij een woon-werkafstand vanaf 75 km enkele reis moet altijd wel nacalculatie plaatsvinden.

Voor het vaststellen van zo’n vaste vergoeding mag je bij een full time dienstverband uitgaan van 214 dagen per jaar. Er is bij dat aantal uitgegaan van het reguliere aantal werkdagen per jaar verminderd met het gemiddeld aantal dagen van kortdurende afwezigheid door vakantie, verlof en ziekte. Dat aantal vermenigvuldig je dan met de totale reisafstand heen en terug. De uitkomst verdeel je over het aantal maanden of weken.

Eis hierbij is wel dat de medewerker “op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats reist”. Dat is het geval als hij of zij op jaarbasis vermoedelijk ten minste 36 weken (70% x 52 weken) naar het werk reist. Door de huidige coronacrisis is dat niet direct anders.

Kortdurende afwezigheid is al verwerkt in het aantal van 214 werkdagen. Van kortdurende afwezigheid is volgens het betreffende beleidsbesluit van de staatssecretaris van Financiën sprake “als in redelijkheid een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken is te verwachten”. Als de werkgever de reiskostenvergoeding in die periode doorbetaalt, blijft dat onbelast.

Verder staat in die regeling: “Op het moment dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, mag de vaste reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel”. Deze tekst is vooral geënt op ziekte van de werknemer zelf en niet zozeer op preventief thuis werken.

Update 16 april 2020: de staatssecretaris van Financiën heeft deze week een besluit gepubliceerd dat tot nader order de reiskostenvergoedingen onbelast betaald mogen blijven worden op basis van de oorspronkelijke uitgangspunten. Ook bij een afstand groter dan 75 km. Met het ontbreken van woon-werkverkeer door de coronacrisis hoeft dan geen rekening te worden gehouden.

Heeft de medewerker een auto van de zaak die hij of zij ook privé gebruikt, dan geldt voor die auto de forfaitaire bijtelling. Die blijft in principe ook doorlopen als je niet naar je werk gaat. Het forfait van 22% van de catalogusprijs kan hoger worden bij ‘excessief privégebruik’. Ook al gebruik je de auto op dit moment misschien niet of nauwelijks voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten, het lijkt niet aannemelijk dat dit dan als excessief privégebruik aangemerkt kan worden.